Personenbezogene Daten werden in Unternehmen, in Krankenhäusern, in Arztpraxen, bei Behörden und in vielen weiteren Branchen verarbeitet. Für die Einhaltung der Datenschutzgesetze in einem Betrieb ist der Datenschutzbeauftragte zuständig. Der Betrieb, der einen Datenschutzbeauftragten einstellt und beschäftigt, führt quasi eine Selbstkontrolle durch. Der Datenschutzbeauftragte ist nicht an die Weisungen der Unternehmensleitung gebunden, wenn es um Datenschutzthemen geht. Die Kontrollfunktion, die diese Person ausübt, sollte nicht beeinträchtigt werden.
Es kann von Vorteil sein, einen externen Datenschutzbeauftragten für diese Kontrollfunktion zu nutzen. Warum ein externer Datenschutzbeauftragter von Vorteil ist und was das mit dem Thema Vertrauten zu tun hat, das wird nachfolgend erklärt.
Wann wird ein Datenschutzbeauftragter benötigt?
Ein Datenschutzbeauftragter ist nach dem BDSG-neu (§ 38 Abs. 1 Satz 1) notwendig, wenn personenbezogene Daten von mindestens 20 Personen eines Unternehmens ständig automatisiert verarbeitet werden. Die Vorgaben des BDSG-neu sind ergänzend zu den DSGVO-Vorgaben zu sehen. Es ist für Inhaber und Geschäftsführer von Unternehmen ratsam, die Vorgaben und Gesetze zu kennen und prüfen zu lassen, ob ein Datenschutzbeauftragter benötigt wird. Um für mehr Vertrauen im Umgang mit den Daten und der Datenverarbeitung zu sorgen, kann ein externer Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Selbstverständlich muss keine externe Dienstleistung beauftragt werden.
Welche Voraussetzungen muss ein Datenschutzbeauftragter mitbringen?
- Ein Datenschutzbeauftragter sollte um die sogenannte „Datenschutzpraxis“ wissen und natürlich die Inhalte des „BDSG“ und der „DSGVO“ kennen.
Die rechtlichen Eigenarten der Datenschutzverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes (neu) sind wichtige Grundlagen für die Arbeit eines solchen Beauftragten. Welches Wissen vorhanden sein muss und welche Voraussetzungen die jeweilige Person oder der Dienstleister erfüllen sollte, das steht beispielsweise in der DSGVO (Art. 37 Abs. 5). Es ist ratsam, die rechtlichen Bedingungen genau zu kennen und im Zweifelsfall eine fachliche Beratung in Anspruch zu nehmen, um mehr über die Voraussetzungen zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten zu erfahren.
Welche Vorteile bietet die Nutzung einer externen Dienstleistung?
Wer einen Datenschutzbeauftragen extern bestellen möchte, der findet im Internet Firmen, die diese Dienstleistung anbieten. Bei der Wahl sollte auf qualifizierte Unternehmen geachtet werden, die die notwendige fachliche Expertise mitbringen. Die rechtlichen Voraussetzungen zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten müssen auch bei einer externen Bestellung eingehalten werden. Einen externen Dienstleister zu nutzen, kann Vorteile haben. Der externe Dienstleister ist im Gegensatz zu einem internen Datenschutzbeauftragten keinem Interessenskonflikt ausgesetzt. Des Weiteren muss keine interne Person gesucht werden, die die Voraussetzungen zur Arbeit als Datenschutzbeauftragter erfüllt. Ein externer Datenschutzbeauftragter geht mit dem Unternehmen eine vertraglich festgelegte Dienstleistung ein und übernimmt eine Kontrollfunktion. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Unternehmens können durch einen externen Dienstleister mehr Sicherheit in der Arbeit mit personenbezogenen Daten erhalten. Das Vertrauen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in das Unternehmen wird gestärkt. Zudem wirkt die Beauftragung eines externen Dienstleisters seriös und schafft Transparenz.
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